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Comment maîtriser la surcharge informationnelle et maintenir la qualité de vie au travail ?

Comment maîtriser la surcharge informationnelle et maintenir la qualité de vie au travail ?

On peut, à l’extrême, considérer que la seule solution possible face à la surcharge informationnelle est… la mort professionnelle. La surcharge informationnelle est en effet importante pour tous les individus – elle l’est d’autant plus chez les managers qui reçoivent, parfois, plusieurs centaines de mails par jour. Par contre, une fois que ces managers quittent leur emploi, ils ne reçoivent plus de mails… du tout !

La surcharge informationnelle : quelques constats

Comment, à défaut de mourir professionnellement, parvenir à maîtriser la surcharge informationnelle en maintenant la
qualité de vie au travail ? Plusieurs constats méritent en préalable d’être faits.

  • La surcharge informationnelle est liée à l’activité.
  • La surcharge informationnelle est en partie subie. Elle est donc en partie
    acceptée ou même souhaitée.
  • La surcharge informationnelle est à la fois une question individuelle, de groupe et d’entreprise.
  • La surcharge informationnelle est aussi une question cognitive.

 

Les causes de la surcharge informationnelle

Ces causes sont de plusieurs ordres, de plusieurs natures, et sont interdépendantes.

  • La multiplication des activités, des acteurs, des réseaux.
  • Le travail n’est plus un lieu, mais une activité géographiquement éclatée.
  • Le développement de la mobilité et de la traçabilité digitale.
  • La multiplication des outils, des applications.
  • L’aplatissement des structures.
  • Le culte de l’urgence (cf. travaux de Nicole Aubert), une culture de la réactivité de l’instantanéité.
  • L’image généralement positive associée à la surcharge informationnelle.

 

Les conséquences de la surcharge informationnelle

Première conséquence de la surcharge informationnelle : la naissance d’un millefeuille informationnel. Comme dit plus haut, la surcharge informationnelle est particulièrement prégnante chez les managers, conduits à « empiler » les outils de communication les uns sur les autres… à tel point que ce millefeuille devient indigeste. Cette surcharge progresse de façon conséquente : alors que 2% des managers seulement recevaient plus de 50 mails par jour en 2002, ils étaient 10% en 2007… et 30% en 2014. Cette situation s’explique par le fait que la communication électronique s’est considérablement développée, sans que les réunions en face à face diminuent. A ceci s’ajoute le fait que les médias, loin de se substituer les uns aux autres, s’empilent : visio, chat, réseaux sociaux, etc.

Ce millefeuille s’épaissit, dans toutes les organisations. Il provoque un sentiment d’urgence, génère du stress et de la pression ; contribue à la disparition de la frontière entre la vie privée et la vie professionnelle ; réduit l’attention ; peut conduire à de la non-efficience et à un appauvrissement des formes de communication ; peut enfin donner lieu à des formes d’addiction.

 

Les solutions à la surcharge informationelle

Ces solutions sont individuelles et collectives. Les solutions individuelles peuvent être très
simples :

  • Débrancher son ordinateur ou certaines applications par exemple… ce que, naturellement, il n’est pas toujours aisé de
    faire, tout particulièrement dans les entreprises.
  • Organiser intelligemment et efficacement ses boîtes mail.
  • Spécialiser ses outils en fonction des tâches à accomplir et – surtout – ne pas synchroniser ses outils.
  • Apprendre à distinguer l’urgent du nonurgent, l’important du non-important.

Les solutions collectives, c’est-à-dire les solutions organisationnelles, permettent de considérer que la surcharge informationnelle est, avant tout, un problème managérial. Une telle logique présente incontestablement des vertus, puisqu’elle permet de :

  • Associer la surcharge informationnelle à une image négative de l’organisation personnelle et de l’organisation de
    l’entreprise.
  • Former à l’usage du numérique et transformer le manager en manager numérique.
  • Fixer des règles.
  • Interdire/bloquer les systèmes de messagerie.
  • Externaliser/sous-traiter

Le manager numérique dont il vient d’être question, c’est le manager qui sait gérer le millefeuille, substituer les outils plutôt que les empiler, choisir les médias adaptés aux situations, gérer conjointement les présences physiques et virtuelles.

 

Conclusion

Les usages ne sont jamais totalement prédéfinis par la technologie. Les acteurs ont toujours une marge de liberté dans l’utilisation des TIC. La compréhension des usages des technologies résulte de l’analyse de l’interaction entre un potentiel technologique et une réalité des structures et de l’organisation. Il est nécessaire de revisiter la notion de présence, pour accepter le concept de présence virtuelle

Pr. Michel Kalika

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